Word: tạo tài liệu hướng dẫn có tiêu đề và ảnh minh họa rõ ràng

Tài liệu hướng dẫn cần giúp người đọc biết làm gì tiếp theo. Tổ chức bước, tiêu đề và hình theo một tình huống thực hành nhỏ.

Chọn người đọc và một việc cần hướng dẫn

Nêu người đọc đã biết gì và việc họ cần làm sau khi đọc. Tập trung một quy trình nhỏ để nội dung không vượt quá phạm vi. Nếu có điều kiện chuẩn bị, đưa nó lên trước phần thao tác. Một tài liệu dễ sử dụng cần làm rõ điểm bắt đầu, các bước và dấu hiệu cho thấy người đọc đã đạt kết quả mong muốn.

Viết bước theo hành động và kết quả

Mỗi bước nên cho thấy thao tác cần làm hoặc thông tin cần nhập. Khi kết quả quan trọng, mô tả người đọc sẽ nhìn thấy gì để tự đối chiếu. Không dùng những câu quá chung như thực hiện như bình thường khi người đọc là người mới. Đặt tiêu đề nhất quán để có thể lướt và tìm lại phần cần xem sau này.

Dùng ảnh chỉ khi giúp hiểu thao tác

Chọn vùng ảnh liên quan, bảo đảm chữ hoặc dấu hiệu cần nhìn còn đọc được. Che thông tin cá nhân và dữ liệu không được phép chia sẻ trước khi đưa vào tài liệu. Hình không nên chứa toàn bộ lời giải thích mà thiếu văn bản đi kèm. Nếu công cụ thay đổi giao diện, một mô tả rõ giúp người đọc hiểu mục tiêu của bước thay vì chỉ tìm đúng vị trí trong ảnh.

Thử hướng dẫn với một người chưa làm bài

Nhờ người khác làm theo trên dữ liệu mẫu và ghi bước họ phải hỏi lại. Sửa từ ngữ, thứ tự hoặc ảnh theo vướng mắc thực tế. Kiểm tra trang cuối, kích thước ảnh và bản xuất dùng để chia sẻ. Giữ bản có thể chỉnh sửa cùng ngày cập nhật để tài liệu không trở thành một bản cũ không ai biết còn phù hợp hay không.

Xem chương trình thực hành liên quan hoặc trao đổi nhu cầu.